Nu heb ik de balans al op de 16de klaar staan!
Nederlands marktleider Weenink bedrijfskleding is al 60 jaar een écht Rotterdams bedrijf. Vanuit de hoofdvestiging en een filiaal steken 10 medewerkers Nederland in de bedrijfskleding. Horeca, beveiliging, medisch en winkelpersoneel: als u 's ochtends een uniform aantrekt, is de kans groot dat u met een 'Weenink’ van doen heeft. De accountant adviseerde Weenink over te stappen van Exact voor DOS naar Exact Online. Een gesprek met hoofd administratie Lara Clements Sparreboom en Arjo van Pelt, relatiebeheerder bij Accountantskantoor Van der Vlugt in Halsteren.
Op de administratieve afdeling van Weenink Bedrijfskleding onderhouden vier medewerkers de financiële boekhouding van het bedrijf. Dat gebeurde tot voor kort in Exact voor DOS, al vertoonde dat product ouderdomskuren. Weenink Bedrijfskleding was dus toe aan iets moderners. Relatiebeheerder Arjo van Pelt suggereerde de overstap naar de moderne versie van Exact voor DOS: Exact Online, boekhouden op internet. Hij meldde zijn cliënt aan voor de pilotfase, waarin tientallen bedrijven Exact Software hielpen om Exact Online klaar te stomen voor de markt.
Opgegroeid met DOS
Hoe lang maakte Weenink Bedrijfskleding eigenlijk al gebruik van Exact voor DOS - het eerste product van Exact Software, dat medio jaren '80 de markt voor administratieve software veroverde? Hoofd van de administratie Lara Clements Sparreboom moet het antwoord schuldig blijven. "Exact voor DOS was er al toen ik zo’n tien jaar geleden in dienst kwam", vertelt ze. "We zijn ermee opgegroeid, zogezegd, en het werkte altijd goed en snel. Geen toeters en bellen, duidelijke schermen en handige functies die echt zijn gericht op de gebruiker - die het boeken makkelijk maakten. Als we er eens iets mee hadden, wat de afgelopen jaren steeds vaker het geval was, dan was een telefoontje naar de accountant voldoende om de boel weer aan de praat te krijgen. De laatste maanden liep het systeem steeds vaker vast - het ging zo niet langer. Toen Arjo [van Pelt, relatiebeheerder bij Accountantskantoor Van de Vlugt, red.] ons wees op de mogelijkheid om de boekhouding in Exact Online te doen, leek ons dat een goed moment om de overstap te wagen."
Exact Online in DOS-modus?
En als Lara zo’n doorgewinterde DOS-adept is, dan heeft ze Exact Online zeker direct in de vertrouwde DOS-modus ingesteld? Exact heeft juist voor deze klanten een menu beschikbaar gesteld in Exact Online dat vrijwel identiek is aan het hoofdscherm van Exact voor DOS. "Nee, natuurlijk niet!", reageert ze verontwaardigd. "Als ik overstap op een modern product, dan kies ik ook voor de moderne vormgeving en structuur. Ik moet tóch wennen, dan maar ineens in het diepe.
Je moet een keer over, hè? Het mooie is wel, dat je vrijwel alle schermen van Exact Online precies hetzelfde kunt besturen als Exact voor DOS: met je toetsenbord, óók als je voor de moderne vormgeving kiest. Dat is voor mij belangrijk - veel van die combinaties zitten in mijn vingers! Dat het er modern uitziet is leuk, maar dat ik op dezelfde manier kan blijven werken, vind ik echt een groot voordeel."
Snel én makkelijker
Dus Exact Online werkt net zo snel als Exact voor DOS? Heack: "Ja, zeker net zo snel. Weet je, ik ben met de belastingaangifte altijd de langzaamste van al Arjo’s klanten, dat durf ik te wedden. Normaal fax ik de balans altijd pas op op de 25ste of de 26ste aan hem door. Deze maand kregen ze al op de 16de een seintje dat de balans klaar stond! Erg vroeg voor mijn doen. Maar weet je wat het is, Exact Online werkt ook echt makkelijker. Loop je eens vast of heb je een vraag, dan kost het minder tijd om uit te leggen wat er aan de hand is. Als ik met een administratieve kwestie in mijn maag zit, bel ik Arjo even. Eerder was het dan zo, dat hij in de laatste back-up ging kijken wat er aan de hand kon zijn. Daar gaat toch tijd in zitten. Je moet uitleggen wat het probleem is en hij probeert dan zo goed en kwaad als het gaat advies te geven. Nu gaat het makkelijker: hij logt in op onze administratie en ziet hetzelfde als ik. Ik hoef niets uit te leggen, hij kan ter plekke helpen, advies geven of zelf corrigeren. Dat scheelt tijd!"
Opvallend volwassen
Relatiebeheerder Arjo van Pelt is het met haar eens. "Ik kan cliënten beter begeleiden als ik met eigen ogen zie wat ze precies aan het doen zijn", vertelt hij. "Lara belt, we kijken samen naar de situatie, bespreken het probleem en mogelijke oplossingen en lossen het zo samen op. Als ik het even niet weet, dan zet ik een transactie tijdelijk in een document dat ik koppel aan de administratie en de transactie. Eerder boekte ik zo’n bedrag op een tussenrekening en volgde later een overboeking. Nu bewaren we het document, en later kijken we er dan samen naar om te bepalen waar de boeking terecht moet komen. In Exact Online werk je gewoon makkelijker samen. Natuurlijk zijn er nog best onderdelen die op detailniveau verbeterd kunnen worden. Ik heb daarvoor als pilotklant ook allerlei aanbevelingen gedaan en Exact is druk bezig om die punten in het product te verwerken. Maar voor een nieuw product is Exact Online opvallend volwassen."
