Ik ben zo blij dat we alle klantgegevens, betalingen en boekingen, online hadden staan

Reisbureau Zaantravel uit Zaandam is sinds kort lid van Toerkoop, een Coöperatieve Vereniging van Reisbureaus, maar verzorgd al veertien jaar luxe vakanties naar uiteenlopende bestemmingen. Met vier enthousiaste medewerkers en met veel vaste klanten is het reisbureau een begrip in de wijk.

In maart sloeg het noodlot toe: een uitslaande brand verwoestte het reisbureau inclusief het volledige winkelcentrum waarin zij waren gevestigd. Na enkele weken thuis te hebben gewerkt, konden zij gelukkig weer terecht op een tijdelijke locatie in dezelfde wijk. Hun vaste klanten in de wijk kunnen zij gelukkig weer van dienst zijn. "Ondanks de brand hadden wij met Exact Online gewoon toegang tot onze gegevens, met lokaal geïnstalleerde software had dit niet gekund", aldus Ahmet Kalayci, medeeigenaar van het reisbureau.

Over de brand

"Ik heb wel tweehonderd keer gezegd dat ik zo blij ben dat we alles online hadden staan van klanten, betalingen en boekingen." zegt Annette Smit, mede-eigenaar. Ze hadden nooit verwacht dat dit hen zou overkomen. "We hadden maar een paar minuten de tijd, je weet zo snel niet wat je kunt meenemen. In de haast heb ik enkele mappen meegenomen, maar toen werd het te gevaarlijk en konden wij niets meer doen.", vervolgt zij. Achteraf zijn ze heel erg blij dat hun administratie in Exact Online volledig online staat. "We konden snel weer aan de slag dus geen enkele klant is door de brand gedupeerd.", zegt Annette opgelucht.

Aankoopproces

In november 2008 is Zaantravel overgestapt op Exact Online. Mede vanwege de overstap naar Toerkoop wilden zij hun bedrijfsprocessen professioneler inrichten en daarom waren ze op zoek naar een modern administratiepakket. "De administratie is toch het hart van de onderneming, dat moet goed voor elkaar zijn.", zegt Annette. Er was behoefte aan een nieuwe combinatie van software voor boekingen en de financiële afhandeling hiervan. Uiteindelijk is de keuze gevallen op Exact Online, mede vanwege enthousiaste verhalen die zij hoorden.

Koppeling met BAS van Fadiro

Fadiro is de ontwikkelaar en leverancier van BAS, het online administratieprogramma voor reisbureaus. Dit systeem koppelt uitstekend met Exact Online; het boekingsen factuurproces vindt plaats in BAS en BAS journaliseert de inkoop- en verkoopboekingen automatisch naar Exact Online. Dit levert een geweldige tijdswinst op.

Voordelen

Zaantravel had een sterke voorkeur voor een online administratiesysteem, omdat het volgens hen de nieuwe manier van werken is; ze wilden vooruit en niet achteruit. Crop Accountants, hun accountant, gebruikt Exact Online ook dus ze kunnen onderling zonder printjes en backups gegevens uitwisselen. Zaantravel is eerst met een proefabonnement begonnen om het uit te proberen. De basistips die bij het aanmelden worden gegeven, maakte het eenvoudig om te beginnen. "Het systeem is erg gemakkelijk in gebruik.", zegt Annette, maar een training raadt ze wel aan als je snel aan de slag wilt.

Ten opzichte van hun oude boekhoudsysteem werkt Exact Online volgens Zaantravel veel gemakkelijker. Het levert veel tijdswinst op doordat ze geen updates hoeven te doen en geen batches hoeven te draaien. Het systeem is flexibel in te richten en je zit niet vast aan strakke processtappen. Ook is de gebruiksvriendelijkheid geweldig, alles wijst zich vanzelf. "We hebben nog maar één keer contact gehad met de helpdesk en binnen een dag werd onze email correct beantwoord."

Zaantravel bespaart bovendien op kosten doordat het systeem online staat. Dure servers hoeven zij dus niet meer aan te schaffen en bijhorende servicecontracten zijn ook verleden tijd. Achteraf is dit voor Zaantravel een uitkomst gebleken. De brand verwoestte namelijk ook hun oude server, maar met Exact Online konden zij nadien op een andere locatie verder werken. Het kan volgens Annette Smit trouwens ook erg handig zijn om thuis te werken. "Zelfs op vakantie kan men boekhouden.", zegt zij lachend.