Actuele bedrijfsresultaten met één klik. Dat is exact wat we zochten

Studio Pompe van Meerdervoort is een full-service reclamestudio dat het gehele traject van ontwerp tot eindproduct kan verzorgen. Sinds januari 2006 is Henry Blokland eigenaar van de studio. "Het bedrijf is van een eenmanszaak uitgegroeid naar een compleet bureau met drie fulltimers en twee free-lancers. Dit jaar willen we verder doorgroeien en vieren we het 30-jarig bestaan van onze studio.", licht Henry toe.

"Toen ik het bedrijf overnam, was er weinig tot geen mogelijkheid om actuele informatie over het bedrijfsresultaat op te vragen. Aan de hand van een kwartaalrapportage van de accountant werd het bedrijf gestuurd. Als ondernemer wil ik op elk moment kunnen beschikken over up-to-date financieel inzicht. Daarop ben ik me gaan oriënteren op een boekhoudpakket welke aan mijn wensenpakket voldeed."

Inzicht en mooie vormgeving

"Ik ben eind 2006 via Google gaan zoeken naar een boekhoudpakket. Naast het gebruiksgemak heb ik ook gelet op de vormgeving. Voor een reclamebureau ligt dat natuurlijk voor de hand.

Daar sprong Exact Online uit door onder andere de cockpit, dat is echt een goede zet geweest van Exact. Met behulp van die cockpit zie je in één overzicht wat de actuele stand is van je inkomsten en je uitgaven.", aldus een enthousiaste Henry. "Toevallig werd ik door de Rabobank geïnformeerd dat ik als hun klant een Exact Online abonnement met korting kon afsluiten. Dat maakte de keuze alleen maar makkelijker. Ik heb daarop gekozen voor Exact Online."

Zonder boekhoudkennis binnen één dag ingericht

Er is geen installatieproces om Exact Online in gebruik te nemen. Wel moet de administratie ingericht worden met onder andere een grootboekrekeningenschema. Henry geeft aan dat dit eenvoudig en snel ging: "Ik durfwel te zeggen dat ik niet veel boekhoudkennis heb, toch heb ik zonder hulp van mijn accountant de administratie binnen een dag ingericht. Ik heb daarna natuurlijk wel even laten controleren of alles goed stond. Dankzij de webservice waarmee je adressen kunt ophalen uit het KvK bestand kon ik ook snel mijn klanten en leveranciers aanmaken. Met alleen een postcode en huisnummer kun je met een klik de andere adresgegevens ophalen, ideaal."

Nooit meer bankafschriften overtypen

Via de module Elektronisch bankieren in Exact Online kunnen banktransacties direct geïmporteerd worden in de administratie. Henry maakt hier enthousiast gebruik van: "Toen ik voor de eerste keer een bankbestand importeerde in Exact Online ging er een wereld voor me open. Ik kon eigenlijk niet geloven dat het zo makkelijk zou zijn om banktransacties te verwerken. Ik heb echt een aantal keer met mijn bankafschrift in de hand gecontroleerd of het klopte. Van de 40 transactieregels werden er direct 36 automatische afgestemd met openstaande posten. En dat klopte ook want de referentienummers ontbraken bij de betaling." Hoe deden jullie dat voorheen? "Voorheen werden de bankregels van het afschrift overgetypt in het bankboek. Dat hoeven gelukkig niet meer te doen. Het scheelt echt veel tijd, die kan ik beter aan mijn klanten besteden.", aldus Henry.

Advies aan andere ondernemers: Exact Online

Waarom zou u Exact Online adviseren aan andere ondernemers? "Sterker nog, ik heb inmiddels twee collega ondernemers geadviseerd om voor Exact Online te kiezen. Zij werken nog in Excel, ik heb uitgelegd wat de voordelen zijn en nu lijken ze ook om te gaan." Welke voordelen zijn dat? "Als je een factuur invoert, wordt deze direct verwerkt in de boekhouding, bij Excel niet. Je banktransacties worden vrijwel automatische verwerkt, zonder overtypen en je hebt geen initieel investeringsbedrag. Daarnaast vind ik het erg handig dat je overal via internet kunt inloggen en werken. Ik kom er vaak overdag niet aan toe om de administratie bij te werken, dus moet ik dat vaak thuis doen. Met Exact Online kan dat, ik kan zelfs mijn accountant via internet laten meekijken als ik ergens een vraag over heb."

Heeft u veel vragen over Exact Online gehad? "Ik heb één keer gebeld en één keer een vraag aan de support afdeling ingestuurd. Helaas bleek dat de functionaliteit die ik zocht nog niet bestond. Ze hebben toen wel direct een suggestie ingediend om dit mee te nemen in toekomstige productontwikkelingen. Dat is positief." Conclusie? "Ik ben erg tevreden over Exact Online en mijn accountant ook. Met Exact Online hoef ik niet veel tijd te besteden aan boekhoudkundige zaken, ik kan me nu focussen op de wensen en verlangens van mijn klanten."