Voor een vereniging is Exact Online een super pakket!
De Delftse studentenroeivereniging Laga, winnaar van de Aegon Bestuursbokaal in 2010, groeide de laatste twee jaar explosief: het ledenaantal schoot van 250 naar 600. Om deze groei ook op financieel gebied op te vangen werd besloten om begin 2009 met Exact Online te gaan werken. “Het vorige bestuur had al ingezien dat er op financieel organisatorisch gebied iets moest gebeuren,” aldus Celmis van Meerten, penningmeester tussen juni 2009 en 2010. “Die eerste zes maanden is er eigenlijk alleen gekeken naar de mogelijkheden van het pakket. Toen ik het in juni overnam, ben ik er echt ingedoken en hebben we grote slagen gemaakt. Voor een vereniging is Exact Online een super pakket!”
Altijd en overal inzicht in financiële situatie
“Een vereniging als LAGA heeft veel verschillende commissies,” vertelt Van Meerten. “Een commissie voor de organisatie van het lustrum, een commissie voor de introductieweek, en ga zo maar door. Nu we Exact Online hebben, heeft iedere commissie zijn eigen boekhouding in het systeem. Vroeger moest je als penningmeester overal en nergens de informatie vandaan halen om te weten hoe de vereniging er financieel voor stond.
Alle losse onderdelen moest je dan handmatig inkloppen. Een enorme klus die ook erg foutgevoelig is. Nu zit alles in één systeem en weet ik altijd hoe Laga er financieel voorstaat. Vroeger wist de penningmeester dat pas aan het einde van het bestuursjaar, en dan is het te laat om bij te sturen’, aldus van Meerten.
Financiën gemakkelijk over te dragen
‘Je hoeft echt niet veel verstand van boekhouden te hebben om met Exact Online te kunnen werken. Na twee middagen uitleg kan iemand ermee aan de slag, is mijn ervaring. Dat moet natuurlijk ook wel bij een vereniging. Ieder jaar vindt er een bestuurswisseling plaats en komen er nieuwe commissies. Dan moet het boekhoudpakket echt eenvoudig zijn. Daarom is Exact Online zo geschikt voor verenigingen, je draagt de boel zo over.’
Flexibel en gemakkelijk uit te breiden
Maar ook de flexibiliteit van het pakket en het feit dat het makkelijk is uit te breiden en te koppelen aan andere systemen, zijn, volgens Van Meerten, grote voordelen van Exact Online. ‘Wij hebben nu bijvoorbeeld een eigen kassasysteem ontwikkeld dat we gekoppeld hebben aan het pakket. Tja, we studeren niet voor niets allemaal in Delft,’ lacht hij.
Niet de lasten, wel de lusten
Van het versturen van facturen, het boeken van de inkoopfacturen tot het maken van de begrotingen, alles gebeurt nu in Exact Online. ‘Waren we vroeger eindeloos bezig met het handmatig invoeren van gegevens, nu worden die allemaal automatisch goed doorgevoerd,’ aldus van Meerten. ‘Voor een vereniging is Exact Online super: het is niet ons eigendom, maar we kunnen wel helemaal zelf ons abonnement samenstellen. We hebben niet de lasten, maar wel de lusten,’ lacht van Meerten. ‘En dat is natuurlijk precies wat je wil!’
Laga wint de Aegon Bestuursbokaal
Afgelopen jaar heeft Laga de Aegon Bestuursbokaal gewonnen. Deze bokaal wordt jaarlijks uitgereikt aan de best georganiseerde Nederlandse studentenroeivereniging. Gekeken wordt naar onder andere de jaarplannen, de begroting en hoe de vereniging draait op beleidsniveau. ‘Dat was natuurlijk fantastisch,’ zegt van Meerten, ‘een bevestiging dat we echt goed bezig zijn.’
