RB Motoren overbrugt afstanden met Exact Online

RB Motoren in De Bilt is in 2007 ontstaan door de fusie van twee motorzaken: De Ruiter Motoren en Van den Bosch Motoren. Al sinds de start van dit bedrijf werken de eigenaren Jan Jaap de Ruiter en Willem Rietveld met Exact Online. “De flexibiliteit van onze online boekhouding geeft ruimte om verder te groeien.”

Getipt door de accountant

Toen Willem Rietveld in 2007 mede-eigenaar werd van RB Motoren, was dat een jongensdroom die uitkwam. De liefde voor motoren zat er al vroeg in: sinds zijn vijftiende werkte hij als monteur bij De Ruiter Motoren. Nu geeft hij leiding aan RB Motoren, dat met zeven medewerkers een volwaardig KTM en Yamaha dealerbedrijf is. “Vanaf het begin heeft onze accountant ons al Exact Online aangeraden. Hij had er goede ervaringen mee, en voorzag dat het ons veel gemak kon bieden en problemen zou besparen.” RB Motoren verhuurt ook motorfietsen en busjes, repareert motoren en verkoopt motorkleding.

Overal inloggen: afstand geen probleem

Willem Rietveld vindt het fantastisch om van zijn hobby zijn werk te maken. “En Exact Online helpt me te kunnen genieten van de mooie techniek en de motorsport.” Want doordat de boekhouding online plaatsvindt, kan zijn dochter in Limburg de administratie bijhouden. “Daar heeft ze haar eigen huis en werk. Als afgestudeerd ingenieur heeft ze een voltijd baan en doet ze onze administratie ernaast. Limburg ligt niet bepaald om de hoek, maar omdat de administratie online is, kan ze er toch tijd voor maken. Door de flexibiliteit die Exact Online met zich meebrengt, is de afstand tussen ons geen enkel probleem. Iedereen die de boekhouding moet raadplegen, kan er direct en gemakkelijk bij.” Het opent voor het bedrijf mogelijkheden voor de administratie, die er zonder Exact Online niet zouden zijn.

Exact Online als aanvulling op specialistische software

“In ons bedrijf in De Bilt werken we met UniShop”, vertelt Rietveld. “Dit is een voorraadprogramma speciaal voor de motorbranche.” Hierin staan alle gegevens van bestaande motorfietsen en onderdelen. Ook kunnen we hier facturen opstellen, inkopen inboeken, de kassa en de verhuuradministratie bijhouden, noem maar op. Binnen het softwareprogramma is er ook een link met Marktplaats.nl. “Maar UniShop is niet geschikt voor boekhouding, daarvoor hebben we Exact Online nodig. Met Exact Online kunnen we winst- en verliesberekeningen maken. We hebben een prettige structuur in onze administratie. Dat geeft ons ruimte om gericht op resultaten te sturen.”

Volledig op de hoogte van de actuele boekhouding

UniShop en Exact Online zijn nu ook aan elkaar te koppelen dankzij een handige add-on. “Als we nu een factuur krijgen, verwerken we de nodige gegevens in UniShop. Dankzij de koppeling wordt de financiële administratie in Exact Online automatisch geüpdatet. We zijn dus volledig op de hoogte van de totale boekhouding.” Ook de accountant van RB Motoren kan de financiële administratie online bekijken. “Dat scheelt hem een maandelijkse rit naar ons bedrijf. Hij kan gewoon inloggen vanuit zijn eigen kantoor in Amersfoort. "We hoeven elkaar minder vaak op te zoeken. Dat bespaart tijd en kosten. Alleen al daarmee heb ik Exact Online er uit.”