Als je een vraag hebt, wordt je snel en deskundig geholpen

In het winkelcentrum van Odijk zit de Primera vestiging van Mieke en Jan van Hout gevestigd. Opgegroeid in een middenstandsfamilie was er bij Mieke al lang de wens om een eigen winkel te bezitten. In 2004 kwam haar kans toen de lokale sigarenwinkel in de verkoop kwam. Na lang overwegen werd besloten om de winkel over te nemen. Het winkelpand werd gerenoveerd en omgedoopt tot Primera winkel. Primera is een landelijke coöperatie van zo’n 350 tabak- en gemakswinkels waarbij de eigenaren zelfstandig opereren. In de afgelopen jaren is de Primera winkel in Odijk uitgegroeid tot een succes.

Bij het starten van de Primera winkel werd ook een nieuw kassasysteem geïntroduceerd vanuit de Primera organisatie. "Er zijn zoveel producten en prijzen die regelmatig wijzigen. Dankzij een directe koppeling met de backoffice van Primera worden deze gegevens direct bijgewerkt in het kassasysteem." Jan wilde daarnaast ook een nieuw boekhoudpakket. "Naast een nieuw kassasysteem wilde ik ook een makkelijker boekhoudpakket. Via Primera werd ik gewezen op Exact Online. Samen met mijn accountant heb ik besloten om in de herfst van 2008 over te stappen naar Exact Online."

Goede klantenservice is wat waard

Voorheen werd er gewerkt met Accountview. De basis van die administratie werd geconverteerd naar Exact Online. "Als je een nieuw softwarepakket gaat gebruiken heb je altijd vragen. Zo’n conversie is wat uitzoekwerk, dus hulp is dan gewenst. Ik ben erg te spreken over de bereikbaarheid en hulp die ik gekregen heb via de support afdeling van Exact Online. Eerlijk gezegd heb ik bij andere leveranciers slechte ervaringen met klantensupport. Vaak wordt je direct doorverwezen naar een dure consultant. Bij Exact Online zit dit al in het abonnement verrekend.", geeft Jan van Hout aan.

Bij Exact Online is de klanten helpdesk opgenomen in het abonnement. Via email, chat, online taken en telefoon kan de klant zijn vraag stellen. "De klantenservice is goed bereikbaar en problemen worden snel opgelost. Het enige wat ik nog zou kunnen wensen is een vaste contactpersoon.", aldus een enthousiaste Jan.

Zonder ervaring toch snel aan de slag

Nadat de conversie was afgerond kon het inboeken starten. "We hebben het boekjaar 2008 uitgedraaid vanuit het kassasysteem. Vervolgens heb ik via een uitzendbureau een administratieve kracht ingehuurd die het inboeken doet." Uitzendkracht Kirsten Kremer werd gevraagd om de inkoopboekingen in te voeren. Zonder enige ervaring met boekhoudsoftware ging ze aan de slag met Exact Online: "Ik heb geen vergelijkingsmateriaal, maar ik vind het makkelijk werken. Het spreekt voor zich eigenlijk, dus na enkele tips van Jan kon ik zo aan de slag. Het menu werkt snel en dankzij code’s die gekoppeld zijn aan leveranciers kan ik lekker snel selecteren en boeken. Het lijkt me in het algemeen een makkelijk pakket."

Jan van Hout heeft een vergelijkbare ervaring; "Het is gewoon logisch opgezet. Ik heb het kunnen vergelijken met het boekhoudpakket dat we hier voor gebruikten, en dat was flink geploeter elke keer. In Exact Online is het ook een stuk eenvoudiger om wijzigingen te maken. Zonder uiteraard een incorrecte boekhouding te krijgen."

Toekomstwens: Integratie met de kassa

Jan van Hout ziet nog verdere automatiserings mogelijkheden; "Ik zou zelf nog graag een slag maken met de integratie tussen het kassasysteem en het boekhoudpakket. Als alle inkoop- en verkoopboekingen automatisch zouden kunnen worden overgezet scheelt dat weer overtypwerk." Dankzij de mogelijkheden die Exact Online biedt met uitwisseling van data via webservices is het mogelijk om dergelijke uitwisseling te realiseren, echter hiervoor moet een koppeling gerealiseerd worden met de kassa software. "Het zou mooi zijn als dit met Primera en de betreffende leveranciers kan worden ontwikkeld, daar zou ik erg mee geholpen zijn."