Het werkt soepel, snel én ik kan thuiswerken

Het Zwolse bedrijf Leerentveld Vrije Tijd B.V. behoort tot de grote groep bedrijven die kort na de introductie zijn gestart met Exact Online. De overstap van Exact voor DOS naar online boekhouden is boekhouder Hans Schaap goed bevallen: "Ik heb maar één telefoontje naar de helpdesk gepleegd, dus de conclusie is snel getrokken: Exact Online is erg gebruiksvriendelijk!"

Sinds 1997 verkoopt en verhuurt het Zwolse familiebedrijf Leerentveld Vrije Tijd B.V. bergsport-, ski- en kampeerartikelen. "We werken in onze winkel met zes fulltime medewerkers en twee parttimers. Naast dit bedrijf in vrijetijdsartikelen hebben we ook een dealerschap voor de verkoop van een aantal automerken", licht boekhouder Hans Schaap toe.

Eerst op proef

"We zijn begonnen met Exact voor DOS," vervolgt hij, "om de administratie te voeren voor de winkel, daar hebben we jaren gebruik van gemaakt. Eind vorig jaar zijn wij ons gaan oriënteren op een nieuw systeem, omdat ons kassasysteem aan vervanging toe was.

Een medewerker van Exact wees ons op Exact Online. Om te zien of het wat was voor ons bedrijf hebben we eerst een proefabonnement genomen. Toen dat proefabonnement goed beviel, zijn we begin januari definitief overgestapt."

Sneller dan Exact voor DOS

Boekhouder Schaap is tevreden met de gebruiksvriendelijkheid van Exact Online. "Ik ben Exact voor DOS gewend," vertelt hij, "en daar kon ik echt snel mee werken. Exact Online werkt net zo makkelijk, het inboeken gaat zelfs sneller! Het is erg gebruiksvriendelijk en snel. Een groot voordeel vind ik ook de talrijke mogelijkheden om gegevens te exporteren naar Microsoft Excel. Dat maakt het voor mij erg gemakkelijk om rapportages te maken. Ook de verwerking gaat sneller dan in Exact voor DOS." Schaap schat een kwart minder tijd te besteden aan boekingen en overzichten. "Ja, dat is dus een aanzienlijke besparing", beaamt hij. "Daarnaast ben ik minder tijd kwijt aan de administratie, omdat ik geen updates meer hoef uit te voeren. Dat wordt nu automatisch gedaan."

Werken waar je wilt

Menig ondernemer besteedt ook thuis nog de nodige tijd aan de administratie, omdat daar overdag te weinig tijd voor is. Herkent Hans Schaap deze stelling? "Ja, de behoefte om regelmatig de resultaten in te zien is er, maar de tijd ontbreekt vaak overdag. Daarom is het zo handig dat je ook thuis kunt inloggen. Tegenwoordig handel ik zo’n 40 procent van de administratieve werkzaamheden thuis af. Het is erg prettig dat dit nu kan. Dat is ook een van de redenen waarom we juist gekozen hebben voor een online boekhoudprogramma."

Online de toekomst

Het werken via een online toepassing is nog zeker geen gemeengoed bij ondernemers. Daar komt volgens boekhouder Hans Schaap verandering in. "Ik denk het wel", voorspelt hij. Je ziet dat steeds meer partijen, bijvoorbeeld voor salarisverwerking, online producten aanbieden. Zodra ondernemers de voordelen daarvan inzien - sneller en betrouwbaar werken waar je maar wilt -, zullen zij die stap ook maken. Ik kan me geen bedrijf voorstellen dat niet gebaat zou zijn met een online boekhouding. Ik raad het in elk geval van harte aan!