In één oogopslag een goed beeld van actuele cijfers
Fascino Coffee is een bedrijf dat via internet uitsluitend ambachtelijk gebrande, verse koffie verkoopt. Deze gaat rechtstreeks uit de branderij naar particulieren, horeca, bedrijven en wederverkopers. Mede-eigenaar Lieke Hanssen is het grootste deel van de dag niet op kantoor. "Daarom werk ik met Exact Online. Ik doe de administratie nu waar het maar kan, ook onderweg en thuis."
Na jaren als hobby met koffie bezig te zijn geweest, is in 2006 Fascino Coffee B.V. opgericht. Hanssen: "Wij leveren niet alleen meer dan zeventig verschillende soorten verse koffie, maar we bieden ook onze expertise in koffie aan. Daarbij hebben wij voor een toenemend aantal klanten in binnen- en buitenland exclusieve privatelabeloplossingen. Anders dan onze collega’s focussen wij ons helemaal op koffie. Wij zijn van mening dat de klant alle zorg enaandacht die wij in onze bonen en branding steken, proeft in het uiteindelijke resultaat."
Online boekhouden geeft altijd toegang tot administratie
De administratie van het bedrijf (drie medewerkers) doet Hanssen zelf. "Online boekhouden geeft mij, waar ook ter wereld, een directe en toch veilige toegang tot onze administratie en daarmee inzage in de meest actuele cijfers. Daarnaast lossen wij hiermee direct de back-upproblemen op en hebben we geen omkijken naar software-updates."
In het begin gebruikte ze nog geen Exact, maar een ander online pakket. "Binnen dit pakket gebeurde de verwerking van de invoer niet altijd even correct en meestal ook niet zichtbaar. Daardoor moesten we achteraf veel corrigeren. Daarnaast merkten we dagelijks dat de verwerkingssnelheid binnen het pakket te laag was. Ook de support bij vragen of problemen vonden wij onvoldoende. Dit waren voor ons redenen om een ander online boekhoudpakket te zoeken."
Vergelijken en proberen
Het belangrijkste criterium voor een nieuwe oplossing, was dat de kosten van een online pakket moesten opwegen tegen de voor- en nadelen van een offline programma. Hanssen vergeleek Exact Online, Davilex, Accountview, Asperion en Reeleezee. "In eerste instantie leek Exact Online complex. Nadat ik had gelezen over ervaringen van gebruikers en een testaccount had geprobeerd, was ik echter blij verrast met de eenvoud en mogelijkheden." De keuze van Hanssen viel dan ook op Exact Online. "Het merk staat voor betrouwbaarheid, service en bekwaamheid. Exact is immers niet voor niets een van de langst bestaande en belangrijkste spelers op de markt."
Actuele cijfers zonder complexe rapporten
Hanssen ervaart veel voordelen van Exact Online. "Ik heb in één oogopslag een goed beeld van de actuele cijfers zonder eerst complexe rapporten uit te draaien. Ook de mogelijkheden om de openstaande posten op een eenvoudige manier in te zien, bieden een groot voordeel. Ik gebruik elke dag het 'saldo openstaande posten’; hierdoor betalen klanten rekeningen nu altijd tijdig en worden betalingsherinneringen tijdig verstuurd." Voor Fascino is het ook gemakkelijk dat het met Exact Online eenvoudig extra administraties kan toevoegen aan het abonnement.
Goed bereikbaar via veilige verbindingen
De snelheid en de bereikbaarheid van Exact Online vindt Hanssen een groot genot. "Tot op heden heb ik zelfs nog geen enkele storing ondervonden. Uiteraard is er af en toe een keer gepland onderhoud, maar dit gebeurt op tijden dat zelf ik niet aan het werk ben." Over de veiligheid van een online oplossing heeft Hanssen ook serieus nagedacht. "Exact Online werkt via een beveiligde, afgeschermde verbinding en is extern onafhankelijk gecertificeerd. Ik vind dit een stuk veiliger dan de vaak gebruikte 'laptop met lokale installatie van een pakket’, die anders toch noodzakelijk is om onderweg te kunnen werken."
Gebruiksvriendelijkheid en overzichtelijk
Ook over de gebruiksvriendelijkheid van Exact Online is Hanssen te spreken. "De oplossing is uitermate overzichtelijk. Voor die ene keer dat toch iets niet helemaal duidelijk is, is er een uitgebreide en handige helpfunctie. Of je stelt een vraag aan de helpdesk, die binnen korte tijd een passend antwoord geeft. Wanneer je de tijd neemt om een testaccount aan te maken, leer je zelf snel de weg in Exact Online. Training is voor mij nu niet echt van toegevoegde waarde."
Volwaardig en goed alternatief voor offline boekhouden
Met haar enthousiasme is Hanssen een goede ambassadeur van online boekhouden. "Het is het gemak van zekerheid, beschikbaarheid en service. Omdat ik overal bij onze administratie moet kunnen, ben ik flexibel in hoe, waar en wanneer ik mijn werkzaamheden regel. Daardoor kan ik me beter focussen op waar ik echt goed in ben. Ik kan de administratie aanpassen aan mijn schema en niet andersom." Hanssen raadt iedereen Exact Online aan: "De oplossing voldoet aan de belofte van fatsoenlijk online boekhouden. Ze is een meer dan volwaardig alternatief voor offline pakketten. Exact Online beschikt over alle functionaliteiten die een boekhoudpakket nodig heeft, is makkelijk in gebruik en is altijd beschikbaar. Daarmee voldoet Exact Online zonder meer aan mijn verwachting."
