Dit gaat ons in december een pak papier schelen
Een Rotterdamse discotheek opent de deuren. Twee administraties worden door meerdere medewerkers beheerd en bekeken. Collega’s zonder boekhoudkundige ervaring verzorgen de facturen. De accountant kijkt mee en controleert. Exact Online is eenvoudig, snel en flexibel. Precies wat Outland nodig heeft, vertelt Robert Vink.
In oktober opent Outland, the most hightec club in Holland, zijn deuren. Robert Vink hoorde van Exact Online en besloot niet te wachten. Hij pakte de telefoon om zich aan te melden. Vóór Exact Online werkte hij met pakketten van Davilex en SAP – met online producten deed hij nog geen ervaring op. Na zes weken met Exact Online te hebben gewerkt, heeft hij zijn oordeel klaar. Outland heeft de administratie ruimschoots op tijd in orde.
Juiste pasvorm
"Exact Online past goed bij onze organisatievorm. Outland heeft drie aandeelhouders, die ieder op een eigen plek werken. De organisatie is opgedeeld in een beheer- en een exploitatiemaatschappij, met elk een eigen administratie.
Uiteindelijk willen twee medewerkers transacties kunnen boeken in die administraties, en de rest wil alleen meekijken. Met Exact Online is dit scenario prima uit te voeren: de twee administraties worden centraal beheerd, en de gebruikers kunnen vanaf hun verschillende werkplekken inloggen. Ook de accountant heeft van ons een gebruikersnaam en wachtwoord gekregen, zodat hij kan inloggen om de periodieke afsluiting te doen of de administraties te controleren. Dat gaat ons aan het einde van het jaar een heel dik pak papier schelen, vermoed ik."
Mevrouw van de facturen
Vink stelt duidelijke eisen aan zijn administratieve product. Het moet natuurlijk makkelijk in gebruik zijn. "Ja, ikzelf heb wel ervaring met zulke software, maar het is prettig als ook minder ervaren collega’s ermee uit de voeten kunnen. De mevrouw die bij ons verantwoordelijk is voor de facturen, kon er na een korte uitleg door mij zo mee aan de slag. Erg prettig. Verder is de snelheid goed, het programma zit duidelijk in elkaar en werkt erg makkelijk. Alles wat je nodig hebt, zit erin."
Rekeningschema Horeca
Een ander voordeel ligt volgens Vink in de flexibiliteit van Exact Online. De horeca stelt eigen eisen aan de administratie. "In de horeca wordt veel gebruik gemaakt van het rekeningschema van het bedrijfschap Horeca en Catering. Je bent als onderneming verplicht om cijfers door te geven aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Als je dat rekeningschema aanhoudt, is die aangifte een fluitje van een cent. Ik kon het er zo inzetten, en Exact Software werkt er nu aan om dat schema in een standaard mee te leveren template te zetten. Dan kan de volgende horecaondernemer er nog sneller mee aan het werk."
