Ooit was Exact voor DOS hét pakket, nu is dat Exact Online
Het productiebedrijf Buispostsystemen ten Voorde werd in 1978 opgericht. Eigenaars Nancy en Berny, vormen inmiddels de tweede generatie die het familiebedrijf runt. Normaal gesproken loopt de organisatie niet voorop als het gaat om internetboekhouden. Voor Exact Online ging Nancy Keujer toch overstag: "Het is een prettig pakket, overzichtelijk en zonder boekhoudkennis te gebruiken. Voorheen had ik zelfs een instructieboek naast me liggen, maar dat is nu niet meer nodig."
Het familiebedrijf Buispostsystemen ten Voorde V.O.F. is opgericht in 1978. Naast het dealerschap van de Duitse firma Hörtig Rohrpost is er ook een eigen productielijn voor buispostsystemen. Het bedrijf telt vijf medewerkers en heeft meer dan 500 klanten in Nederland.
Sinds de overstap van papieren boekhouding naar boekhoudsoftware, zo’n 12 jaar geleden, is er altijd gebruik gemaakt van de software van Exact. "We zijn begonnen met Exact voor DOS, een echt toppakket! In de jaren daarna zijn we steeds overgestapt naar de nieuwe Windows producten.
Die waren prima, maar voor een simpele administratie en ondernemers zonder boekhoudkennis best ingewikkeld.", vertelt Keujer," In 2005 wees onze accountant op de komst van Exact Online, dat gebruiksvriendelijker en makkelijker zou zijn. We waren er al snel van overtuigd dat Exact Online met de Factuur module een geschikte oplossing zou zijn."
Was de keuze om via internet te gaan werken snel gemaakt? "Nee, we hebben er wel even over nagedacht en over gesproken met de accountant. Normaal gesproken lopen we niet voorop met ontwikkelingen, maar uiteindelijk waren we overtuigd van de betrouwbaarheid en veiligheid. We lopen nu volgens mij voorop in het gebruik van online software en naar volle tevredenheid."
Facturen versturen vanuit Exact Online
Naast de financiële basisfuncties in Exact Online, is het abonnement uit te breiden met modules. Buispostsystemen ten Voorde maakt gebruik van de Factuur module waarmee facturen en betalingsherinneringen kunnen worden gemaakt. Nancy legt uit: "Per maand sturen wij ongeveer 40 facturen naar klanten, dat zijn vaak grote facturen ter afronding van een project. Doordat je in Exact Online een uitgebreid artikelenbestand kunt aanleggen, zijn de facturen snel aangemaakt. Bovendien kunnen we ze vanuit Exact Online direct in onze eigen lay-out zetten."
De Belastingdienst: wel gemakkelijker
"Eén van de belangrijkste voordelen van Exact Online is voor ons het gemak van de elektronische BTW aangifte", geeft Keujer aan: "We hebben dit jarenlang handmatig berekend en ingevuld. Tot Exact Online hebben we nooit gebruik gemaakt van de mogelijkheden in de software om dit te doen. Na nog een aantal maanden de berekening nog handmatig te hebben gecontroleerd, waren we overtuigd. Nu ben ik met één druk op de knop klaar."
Betere samenwerking met accountant
Accountants hebben de mogelijkheid een standaardinrichting beschikbaar te stellen voor klanten. Dankzij deze mogelijkheid was een snelle start mogelijk voor Buispostsystemen ten Voorde, "Dankzij de template van onze acccountant konden we het rekeningschema en andere instellingen in één keer kopiëren, dat scheelt veel tijd." Ook de controle door de accountant is makkelijker geworden door het gebruik van Exact Online. Keujer legt uit: "Ik geef mijn accountant toegang tot de administratie zodat hij bijvoorbeeld de BTW kan controleren. Dit kost me maar vijf minuten. Dat scheelt een dag werk met de oude situatie toen er een back-up moest worden gemaakt en opgestuurd werd."
