Ik kan mijn klanten beter informeren en adviseren
Trinitas Groep is gevestigd in het centrum van ‘s-Hertogenbosch en is sinds eind 2006 actief met Exact Online. Arlette Pijnenburg is accountant-administratieconsulent en eigenaar van Trinitas Groep. Samen met mede eigenaar Edwin Ton houdt zij voor 35 ondernemingen uit de regio de financiële boekhouding bij in Exact Online. Na ervaring te hebben opgedaan bij diverse accountantskantoren en een groothandel is zij samen met Edwin enkele jaren geleden de Trinitas Groep gestart. “Wij richten ons op het MKB met onze dienstverlening. Daar kan ik mijn jarenlange ervaring bij grote accountantskantoren inzetten om kleine zelfstandigen te adviseren op financieel gebied.”, aldus Arlette.
Gebruiksgemak en snelheid zijn doorslaggevend
“In de eerste jaren van het kantoor heb ik gewerkt met King software. Dat was stand-alone software lokaal geïnstalleerd op ons kantoor. Klanten konden dus niet meekijken in de administratie zoals met online boekhoudsoftware.
Na verloop van tijd hadden klanten en ik behoefte aan een andere oplossing en dus aan andere software. De investering voor een licentie was namelijk voor veel klanten te hoog. Ook het telkens moeten uitwisselen van back-up administraties voor controle werkzaamheden was niet gewenst. Als accountant wilde ik af van installatie, updates en andere rompslomp van software. Tenslotte is dat niet mijn werk.”, geeft Arlette aan. Zij koos er voor om zich via internet te oriënteren op een online boekhoudpakket. “Ik had Twinfield en Exact Online geselecteerd om te gaan vergelijken. Beide producten heb ik uitgeprobeerd. Bij Twinfield was het, ondanks mijn ruime ervaring als accountant, lastig om wegwijs te worden in het menu en eenvoudige handelingen uit te voeren. De menustructuur van Exact Online daarentegen wijst voor zich. Handige icoontjes en overzichtelijke invoerschermen. Daarnaast was er een groot verschil in de snelheid van de software. Exact Online werkt net zo snel als lokale software.” , zegt Arlette. “Ook de prijsstelling van Exact Online voor accountants is gunstig. Alles bij elkaar kwam Exact Online als beste uit de vergelijking.”
Vertrouwen in de software
Inmiddels is de Trinitas Groep een jaar actief met Exact Online. Wat is er verandert? “Door een administratie-template ter beschikking te stellen aan klanten, kunnen zij sneller aan de slag. Daardoor voldoet het rekeningschema altijd aan de eisen die wij er aan stellen. Achteraf kan ik ook wijzigingen in de template administratie maken en deze direct laten verwerken in de administraties bij cliënten. Voorheen moest stuk-voor-stuk elke administratie worden aangepast, dat gaat nu dus in één keer.”, geeft Arlette aan. “Daarnaast maak ik nu ook gebruik van de digitale BTW aangifte in Exact Online. In de vorige software zat de mogelijkheid ook, maar die heb ik nooit gebruikt. Ik typte toen de gegevens over op de Belastingdienst website. In Exact Online heb ik één keer de BTW wizard doorlopen en nu genereer ik met een druk op de knop de periodieke BTW aangiften.”
Accountants kunnen gebruikmaken van accountancytools die meer controle en overzicht geven op cliëntenadministraties; “Voorheen hield ik controleoverzichten bij in Excel om de status van de cliëntenadministraties bij te houden. Nu heb ik het volledige overzicht in Exact Online zelf via de accountancytools. Dat voorkomt fouten, omdat de controleoverzichten nu door de software zelf worden opgesteld.”, aldus Arlette.
Nieuwe mogelijkheden benutten: klant boekt alleen facturen
Met het Exact Online Invoicing abonnement kan een ondernemer zelf de verkoopfacturen boeken. De rest van zijn administratie kan vervolgens aansluitend door de accountant worden geboekt via het abonnement van de accountant. Deze nieuwe manier van samenwerking wordt bij de Trinitas Groep toegepast bij diverse klanten; “Ondernemers met een klein bedrijf, willen wel altijd op de hoogte zijn van hun bedrijfsresultaat, maar niet door de hele boekhouding zelf doen. Het Invoicing abonnement is daar een oplossing voor. De klant voert alleen de facturen in, en ik de rest. Het geeft ook structuur aan ondernemers, want ze worden gedwongen om het op de juiste manier in te voeren. En omdat ik online kan meekijken kan ik sneller ingrijpen mocht dat nodig zijn. Omdat de menu’s erg gebruiksvriendelijk zijn, heb ik er vertrouwen in dat zij ook zonder enige boekhoudervaring kunnen werken met Exact Online.” Is er ook een verandering te merken in het klantencontact sinds er met Exact Online gewerkt wordt? “Ja, omdat het mij weinig tijd en moeite kost om een financieel rapport in PDF vorm te mailen naar klanten, kan ik ze vaker voorzien van informatie. Ik merk dat klanten die afkomstig zijn van grotere accountantskantoren dat als erg prettig ervaren en niet gewend waren. Door ze regelmatig te informeren, raken ze ook meer betrokken. Het geeft mij ook meer ruimte om naast het invoerwerk te adviseren en dat waarderen klanten erg. Als klanten dat willen kan ik, terwijl ze aan te telefoon zijn, via internet meekijken in de administratie en een antwoord geven op hun vraag.”, aldus een tevreden Arlette, die aangeeft in de toekomst graag meer klanten van dienst te willen zijn in Exact Online.
