Met Exact Online Salaris modern en efficiënt werken

Willem Jan Jansen, eigenaar van administratie- en advieskantoor Planee Group, werkt al sinds de oprichting van zijn bedrijf in 2002 met software van Exact. “We kennen Exact als een belangrijke en betrouwbare speler op de markt”, vertelt hij. “Toen wij in 2009 gevraagd werden voor de pilot voor Exact Online Salaris, zijn we zonder twijfel ingestapt. Nieuwe tools om onze processen te moderniseren en efficiënter te maken, grijpen wij graag aan.”

Met Exact Online Salaris wordt de salarisadministratie voor klanten van accountants- en administratiekantoren heel toegankelijk. Accountant en klant kunnen online samenwerken: alle partijen kunnen mutaties snel en eenvoudig in het systeem invoeren. De opdrachtgever kan zo zijn salarisadministratie deels zelf doen, ondersteund door salarisspecialisten van kantoren als Planee Group. Deze kunnen op hun beurt de administraties controleren, of de mutatieverwerking overnemen bij afwezigheid van de medewerker(s) van de opdrachtgever.

Ervaring met Exact Online

Planee Group verzorgt de financiële, salaris- en personeelsdiensten van zijn 180 klanten – die variëren van mkb’ers en dga’s tot landelijke franchiseorganisaties. “We maken al jaren gebruik van verschillende diensten van Exact en we werken goed samen. Zo zijn Exact Synergy en Exacte Globe bewezen, gedegen systemen”, aldus Jansen. Deze goede ervaringen met Exact waren voor Planee reden genoeg om in te stappen in de pilot voor Exact Online Salaris. Dat beviel goed. “Tijdens de pilot hadden we regelmatig contact met Exact. We gaven aan wat we graag in het programma wilden terugzien en wat er beter zou kunnen. Exact stond open onze feedback en suggesties. In beide systemen – Exact Globe en Exact Online Salaris - voerden we een aantal salarisadministraties. Zo konden we eventuele verschillen in uitkomsten snel detecteren en oplossen.”

Offline en online

Exact Online Salaris is een online oplossing voor salarisadministraties. “De data hebben wij dus niet meer zelf in huis. De server wordt beheerd door Exact, de afhandeling gebeurt online en de klant kan meer invloed uitoefenen op het proces. Je kunt allemaal in de administratie kijken en werken, zonder dat je naast elkaar hoeft te zitten”, vertelt Jansen. “Zo voert een klant mutaties in en kan de accountant bijvoorbeeld aangiftes loonheffing en salarisstroken voorbereiden. Indien een klant zelf een deel van de mutaties wil invoeren of inzicht wil in bepaalde gegevens van zijn medewerkers, dan is Exact Online Salaris een goede oplossing. Voor grotere salarisadministraties kan Exact Globe, een ‘offline’ programma, voorlopig een betere keuze zijn. Met Globe is ook nog meer maatwerk mogelijk. Afhankelijk van de processen en de wensen van de klant kies je het pakket dat het beste aansluit.”

Focus op automatisering

“We proberen de diensten van Planee zo veel mogelijk te automatiseren. Veel andere administratiekantoren zijn meer behoudend. Dit geeft ons een voorsprong op onze concurrenten. Deze instelling past goed bij Exact en de oplossingen die Exact biedt.” Toch stapt Planee niet helemaal over op Exact Online Salaris. “Door met beide programma’s te werken, geven we onze klanten de keuze hoe zij hun salarisadministratie willen beheren. Soms vindt een klant het juist prettig alles uit handen te geven en er zelf geen omkijken meer naar te hebben. En de wensen van onze klanten staan altijd voorop.”

Een systeem naar tevredenheid

Al met al kijkt Jansen tevreden terug op de pilot en is hij erg te spreken over Exact Online Salaris. “Een van de zaken die Exact Online Salaris zo effectief maakt, is dat het bepaalde cao’s ondersteunt. Deze informatie is altijd up-to-date. Het scheelt een hoop kostbare tijd wanneer je zelf de veranderingen in cao's, zoals jaarlijkse salarisaanpassingen of pensioenbijdragen, of nieuwe fiscale regels niet hoeft bij te houden en in je administraties hoeft te verwerken”, aldus Jansen. “Waar we zelf verder op hebben gelet is of het bruto-nettotraject klopt, hoe efficiënt het systeem werkt en hoe snel mutaties uitgevoerd kunnen worden. Het is een mooi programma, ziet er grafisch goed uit en werkt snel en gebruiksvriendelijk. Het vertoont overeenkomsten met Exact Globe. Erg handig voor ons als vaste Exact-gebruikers.”