Boeken, boeken, boeken – wij hebben snelheid nodig

Lunenburg Administratie- en Advieskantoor is administratiekantoor in de puurste zin van het woord: klanten besteden hun volledige administratie uit. Voor medewerkers van Lunenburg betekent dat: veel invoerwerk. De snelheid en het gebruiksgemak van hun administratieve software zijn dus van belang. Maar voor de technische staf, verantwoordelijk voor de back-ups en de servers, brengt Exact Online extra voordelen mee. Mede-directeur Peter Manders geeft gratis advies.

Het Veghelse Lunenburg Administratie- en Advieskantoor hoorde in 2004 bij de zes beste administratiekantoren van Nederland. Als lid van de Nederland Orde van Administratieen Belastingdeskundigen (NOAB) hecht Lunenburg aan kwaliteit en een sterke vertrouwensband met haar cliënten.

Complete administratie

Dat een product als Exact Online in het dienstenpakket van deze financiële specialist niet mag ontbreken, staat buiten kijf, zegt mede-directeur Peter Manders.

“Lunenburg bedient met 8 medewerkers een groep van zo’n 250 bedrijven,” vertelt hij. “Voor de meeste voeren wij de complete administratie. Dat vormt ook de hoofdmoot van onze werkzaamheden. Daarnaast adviseren we onze klanten op fiscaal gebied en verzorgen we de jaarrekening. Met Peggy en Mariska, die bij ons financiële data invoeren in de verschillende administraties, zijn we gaan werken met Exact Online. Wat ons oordeel is? Super!”

Super?

Hoezo super? Manders: “Ziet u, wij nemen veel van onze klanten alle administratieve taken uit handen. Dat betekent, dat wij de hele dag aan het invoeren zijn. Boeken, boeken, boeken. Hoe sneller en gemakkelijker dat gaat, des te meer kunnen wij doen. Dat is niet alleen voor ons, maar ook voor onze klanten een groot voordeel. Wij werken namelijk op uurbasis. De hogere invoersnelheid zie je direct terug in de lagere factuurprijs die we onze klanten rekenen.” Is Exact Online dan zoveel sneller dan andere producten? Manders is resoluut: “Ja, dat scheelt een enorm. Exact Online is weer zoals het in de tijd van Exact voor DOS was. Je kunt zelfs het menu zo instellen dat het precies hetzelfde is als Exact voor DOS. Natuurlijk ziet het er moderner uit, maar het werkt hetzelfde. Je kunt met toetsencombinaties snel langs menupaden gaan. FBI om direct naar een invoerscherm voor een nieuwe boeking te gaan, bijvoorbeeld. Wie daarmee werkt, bespaart echt enorm veel tijd. Goed om die functies weer terug te zien in Exact Online. Wat dat betreft sluit Exact Online aan bij de mode, maar is het ook heel herkenbaar.”

Externe hosting?

Wat die mode betreft, hoeft het van Manders zo’n vaart niet te lopen. Hij houdt liever zijn eigen doelen in het oog. “Kijk, het is natuurlijk gewoon erg prettig dat je geen software meer hoeft te installeren. Een nieuwe administratie betekent voor ons dat we zo’n 2 gigabyte geheugenruimte moeten vrijmaken. Met Exact Online is dat verleden tijd, het gebeurt allemaal op de servers van KPN. En er zitten meer voordelen aan externe hosting. Wij hebben bijvoorbeeld periodieke pieken in de serverbelasting. Ieder kwartaal doen we de BTW-aangifte voor een groot aantal bedrijven – dat is een flinke piek. Alle medewerkers zitten dan op de server te werken, zodat de capaciteit serieus wordt aangesproken. Hoe minder software je dan lokaal hebt geïnstalleerd, des te sneller kun je werken. Met Exact Online is die snelheid optimaal. En je hebt geen omkijken meer naar de server, want die wordt door een ander beheerd.”

Risico’s?

Maar er kleven toch ook risico’s aan om je backups extern te laten beheren en beveiligen? “Natuurlijk, daarom moet je ook een betrouwbare partij kiezen. Toen wij online producten onderzochten, hebben we ook met IT-providers aan tafel gezeten die iets soortgelijks meenden te kunnen aanbieden. Maar je moet je goed realiseren waar de risico’s zitten. Een hosting provider die failliet gaat, de service levelovereenkomst niet na kan komen of op een andere manier in gebreke blijft, daar kun je een flinke uitglijder mee maken. Met Exact Software heb je dat probleem niet. Daarvan mag je verwachten dat de beveiliging en het onderhoud van de servers perfect is geregeld.”