Eigenlijk raar dat online boekhouden nu pas gemeengoed wordt.
Lodder & Co telt meer dan 200 accountants, juristen en belasting- en personeelsadviseurs verspreid over acht vestigingen. Lodder heeft vestigingen in Doetinchem-Zevenaar, Nieuwegein, Baarn, Rotterdam, Den Haag, Tilburg, Den Bosch. Er zijn verder uitbreidingsplannen voor Amsterdam, Groningen, Twente en Limburg. De disciplines binnen Lodder & Co zijn: accountancy, notariële accountants, belastingadvies, corporate finance, personeelsadvies, ICT, bedrijfsjuridisch advies. Lodder & Co is onderdeel van de internationale organisatie Ecovis, een vooraanstaand internationaal netwerk.
Denny ten Camp, partner bij Lodder & Co ervaart werken met Exact Online als een welkome toevoeging op de al bestaande communicatie met de klant. “Met Exact Online is het nog makkelijker geworden om op elk gewenst moment met de klant snel te kunnen meedenken. Je beschikt immers allebei over dezelfde gegevens. De beslissing om over te stappen op Exact Online was voor ons niet moeilijk. Goed beschouwd is het zelfs een beetje laat dat online boekhouden nu pas gemeengoed wordt.”
Vertrouwen in online werken
“Onze clientèle is zeer gevarieerd,” vervolgt Denny. “Zowel de bakker op de hoek als bijna beursgenoteerde ondernemingen kloppen bij ons aan. Natuurlijk stapt de één eerder over dan de ander, maar uiteindelijk kunnen zij allen probleemloos aan de slag met Exact Online.” Ook de veiligheid van de opgeslagen administratie is vaak een punt van discussie. “Het feit dat het systeem aan de strengste veiligheidseisen voldoet trekt de grootste twijfelaars over de streep. De keuze van een boekhouding is natuurlijk aan de ondernemer en de door hem gekozen zakenpartners. Het idee dat de boekhouding ‘op straat komt te liggen’ of dat de gegevens ‘opeens verdwenen zijn’ kunnen nog steeds een aarzeling opleveren om over te stappen. Dankzij het, inmiddels vertrouwde, internetbankieren is de ergste vrees overwonnen.”
Efficiënter samenwerken met accountant
Edwin van Elburg, hoofd automatisering van Lodder & Co vertelt waarom voor Exact Online gekozen is, “Nog steeds maken veel van onze klanten gebruik van een eigen lokaal geïnstalleerde boekhoudapplicatie. Hier hebben klanten in het verleden voor gekozen en dat werkt vaak nog prima in hun beleving. Het nadeel van een lokale boekhoudapplicatie is echter de vertraging in de uitwisseling van gegevens. Tot nu toe was het gebruikelijk dat de accountant de boekhouding aanpast, en een lijst verstrekt aan de klant. Die voert de lijst nogmaals door in het eigen systeem. Een andere mogelijkheid is de uitwisseling van back-ups, maar ook dat levert vertraging op doordat de klant tijdelijk niet verder kan werken in de administratie. In beide gevallen treedt dus onnodige vertraging op.”, zegt Edwin. “Met online boekhouden kan de klant tijdens de werkzaamheden van de accountant gewoon verder werken en is tweemaal dezelfde aanpassingen doorvoeren verleden tijd.”
Lodder & Co kiest voor Exact Online
Edwin van Elburg over de ontwikkeling van online software; “Lodder & Co biedt sinds 2005 al de mogelijkheid tot online boekhouden. Tot 2009 deden wij dit in eigen beheer. We maakten gebruik van Exact Globe 2003, een webenabled oplossing. Dit betekent bereikbaar via internet maar de software draait lokaal. Dit beviel goed, maar online dienstverleners hebben sindsdien niet stil gezeten. Wij wilden onszelf en onze klanten graag van de nieuwe mogelijkheden en verbeteringen laten profiteren.”
Een verbetering voor alle betrokken partijen
“Natuurlijk hebben we kritisch gekeken naar de mogelijke vervangers. We hebben criteria opgesteld waaraan de nieuwe applicatie moest voldoen. Allereerst moest het een verbetering zijn voor alle partijen: klanten, medewerkers en accountants. Zo moest het overzetten van een administratie van de oude naar de nieuwe software eenvoudig zijn. De applicatie zou snel en intuïtief moeten werken en de continuïteit gewaarborgd zijn. Het product moest vergelijkbare functies bieden als Exact Globe, webbased zijn en de toegangsbeveiliging voor alle partijen handig werken. Ook de ondersteuning bij het gebruik van de online applicatie werd in de overwegingen betrokken. Exact Online boekhouden voldeed en voldoet nog steeds aan al deze criteria. Dit betekende dus inderdaad een verbetering voor iedereen en maakte de keuze voor overstappen eenvoudig. In de praktijk werpt het nu al vruchten af, dus we zijn blij met onze keus.”, aldus een tevreden Edwin van Elburg.
