Ondernemers in creatieve branches kunnen sinds 2000 terecht bij administratie- en accountantskantoor Kop of Munt. De oprichters van dit Amsterdamse bureau willen laten zien hoe leuk hun werk is. Exact Online maakt dat werk nóg leuker.

Gedetacheerde krachten werken effectiever met Exact Online

"Sinds de oprichting van ons bedrijf in 2000 werken we met Exact", vertelt Kees Leijs, directeur van Kop of Munt. "Dat was een logische keuze, want mijn compagnon Pieter Vos werkte met zijn administratiekantoor daarvoor ook al met deze software. In die begintijd werkten veel van onze mensen bij onze opdrachtgevers. Omdat zij altijd met hun laptops liepen te slepen, maakten we in 2002 Exact Globe al via internet bereikbaar. Zo konden zij een stuk effectiever werken."

Soepele samenwerking bij oplossen opstartproblemen

Kop of Munt was een van de eerste accountantskantoren die overstapten op Exact Online. Leijs: "Die eerste dagen ging er regelmatig wat mis. Juist dat heeft onze band met Exact versterkt. We hebben alles in goed overleg opgelost. Die samenwerking verliep zo soepel, dat we sindsdien regelmatig pilots draaien voor Exact. We testen bijvoorbeeld nieuwe versies voor de salarisadministratie. Wij vinden dat fijn om te doen, want we herkennen veel van onze input in de uiteindelijke software en zo leren we de programma’s extra goed kennen."

Integraal overgestapt op Exact Online

"In 2008 zijn we integraal overgestapt op Exact Online", vertelt Leijs. "Ook al onze klanten zijn toen overgegaan op Exact Online. Sommigen werkten zelfs nog in Exact voor DOS. Wij hielden toen 4 pakketten tegelijk in de lucht, om al onze klanten te kunnen bedienen. Die situatie was niet houdbaar, we waren zo veel tijd kwijt aan die verschillende programma’s. Onze medewerkers konden elkaars werk ook niet zo maar overnemen, omdat ze een ander systeem niet kenden. Of er ontstonden conflicten tussen de software van klanten en van ons. Nu onze klanten en wij hetzelfde programma gebruiken, kunnen we pas echt efficiënt werken. Dat scheelt zeeën van tijd."

Gebruiksvriendelijke pakketten zonder rare toepassingen

"Natuurlijk hadden we in 2008 kunnen overstappen op een ander pakket, maar dat wilden we niet. Als je Exact eenmaal in huis hebt, zijn andere pakketten niet goed genoeg meer", zegt Leijs stellig. "De software van Exact is gebruiksvriendelijk. We weten precies hoe het programma in elkaar zit en er zijn geen rare toepassingen. Er zijn bijvoorbeeld andere programma’s waarin je elk jaar een nieuw bestand voor je administratie moet aanmaken. Dat vinden wij niet praktisch; wij hebben liever alles in één bestand."

Handig: overal en altijd je gegevens bekijken

Leijs merkt de voordelen van Exact Online. "Het is handig dat je altijd en overal je gegevens kunt bekijken. Dat merken we ook aan onze klanten. Die kunnen nu bijvoorbeeld thuis hun administratie verwerken en bekijken. Daarnaast is het een stuk efficiënter dat we één standaard rekenschema gebruiken voor alle administraties. Onze medewerkers kunnen daardoor makkelijk werk van elkaar overnemen. Ze kennen immers allemaal hetzelfde administratieve systeem. "