Wij hebben cliënten meer te bieden met Exact Online
Bij Hoek en Blok Accountants werken zo’n 60 specialisten op het gebied van accountancy, belastingen, juridische zaken en personeelsbeleid. Chris Maas is vennoot bij Hoek en Blok Accountants en in zijn rol actief bezig met het strategisch inzetten van online dienstverlening bij cliënten. Hij is werkzaam op het kantoor in Hendrik-Ido-Ambacht en werkt sinds oktober 2005 met Exact Online.
Hoe was de eerste kennismaking met Exact Online? “Vrij snel na de eerste introductie van Exact Online tijdens een evenement zijn wij gestart met Exact Online. In het begin kleinschalig met een enkele klant, omdat we het zelf ook eerst wilde uitproberen. Al vrij snel werden we echter door klanten benaderd met vragen over Exact Online. Ook kwamen we situaties bij cliënten tegen die vroegen om een online boekhoudpakket. Daarna is het allemaal sneller gegaan.”
Meer tijd voor kerntaken en advisering
“Een van onze klanten is een typisch kleinbedrijf waar de man ondernemer is en zijn vrouw de boekhouding doet. Dat gebeurde lokaal op een PC. Diezelfde PC werd ook door de kinderen gebruikt om te internetten en gamen. Dat kan lang goed gaan, maar uiteindelijk liep de PC vast en dus moest alles opnieuw worden geïnstalleerd. Deze situatie riep om een online oplossing. We hebben vervolgens voorgesteld om met Exact Online de boekhouding te doen. Het is een stuk veiliger en geen vastlopende PC of installatieproblemen meer. De klant stemde daarmee in, en is nu een uitermate tevreden gebruiker van Exact Online.” Betekent dit voor medewerkers van Hoek en Blok dat zij ook meer tijd aan kerntaken kunnen besteden? “Ja, omdat er geen installatie meer nodig is en we op afstand via internet kunnen meekijken. Waar vroeger tijd moest worden vrijgemaakt voor het in de lucht houden van de administratie en het restoren van back-ups is dat nu niet meer nodig. En het scheelt de klant een behoorlijke rekening voor reistijd. We kunnen ons nu meer bezighouden met advisering.”
Klantenbinding op afstand
De administraties in Exact Online zijn overal via internet bereikbaar, wordt dat als een voordeel ervaren? “We hebben een aantal klanten die met regelmaat overleg willen plegen of spullen willen langsbrengen. Als ze dicht bij ons kantoor zijn gevestigd is dat een prima werkwijze. Echter wanneer een klant besluit om te verhuizen met zijn bedrijf kan dat vaak reden zijn om van accountant te veranderen. Ondanks dat ze dat eigenlijk niet willen. Wij hebben bij een klant meegemaakt dat ze verhuisden naar Zeeland maar wel bij ons klant wilden blijven. Toen hebben we voorgesteld om met Exact Online te gaan werken. Daarmee konden we ook van afstand mee blijven kijken en daarmee werd de noodzaak om langs te gaan minder. De klant heeft daar gelukkig voor gekozen zodat we nog steeds hun accountant kunnen zijn. Zonder de online oplossing hadden we deze klant vrijwel zeker verloren.”
Meer klantencontact, meer betrokkenheid
Cliënten kunnen via internet meekijken in Exact Online om de bedrijfsresultaten te zien. Wordt dat in de praktijk ook zo gebruikt? “Ja, er staat mij een concreet voorbeeld bij waar dat zeker verandert is door de komst van Exact Online. Twee jonge ondernemers met een startend bedrijf waren gewend om één keer per kwartaal een rapportage te ontvangen van de financiële resultaten. Met de overstap naar Exact Online kunnen ze deze dagelijks bekijken. In de praktijkmerk ik nu ook dat ze veel vaker inloggen in Exact Online om op de hoogte te zijn van de stand van zaken. Uiteindelijk heb ik daardoor vaker contact met ze dan daarvoor. Dat komt de klantenbinding alleen maar ten goede.”
