Dit is een snel, online standaardproduct

Een grote accountancy dienstverlener zoekt een standaardpakket voor haar cliënten. Cornee Hertogh, ICT- en Informatiemanager van DRV Accountants & Belastingadviseurs vergeleek de verschillende producten en aanbieders met elkaar. Exact Online biedt zijn organisatie de mogelijkheid een extra dimensie aan de dienstverlening toe te voegen – en de toekomst met vertrouwen tegemoet te zien.

DRV Accountants en Belastingadviseurs is met negen vestigingen en 300 medewerkers één van de grote spelers in de regio Zuid-West Nederland. In 1922 werd de basis gelegd voor dit een moderne, multi-disciplinaire accountantsen belastingadvieskantoor. DRV richt zich op kwaliteit, professionaliteit en een persoonlijke aanpak. Welke voordelen ziet een groot kantoor als dit in een ‘klein’ pakket als Exact Online?

Naar hogere efficiency

Cornee Hertogh is ICT- en Informatiemanager van DRV Accountants en Belastingadviseurs. In die functie is hij niet alleen verantwoordelijk voor de software, hardware en infrastructuur die wordt gebruikt. Hij zoekt ook naar manieren om de efficiency van interne bedrijfsprocessen te vergroten. Op dit laatste terrein voltrok zich de laatste jaren een ingrijpende verandering. Hertogh: “Vijf jaar geleden bestond het landschap voor hardware, maar vooral van software, uit een enorme lappendeken: allerlei verschillende systemen en programma’s hielden alle informatie in de lucht. Elke vestiging was voor haar eigen producten verantwoordelijk. De laatste jaren is intern korte metten gemaakt met die verscheidenheid. We hebben nu één ERP-pakket en een aantal specialistische programma’s voor de accountant en de fiscalist. Alles staat centraal op de server in Goes en is via server-based computing beschikbaar voor de overige vestigingen. Dat schept duidelijkheid.

Productselectie

“Met onze klanten,” vervolgt Hertogh, “willen we eenzelfde ontwikkeling doormaken; nu heeft bij wijze van spreken iedere cliënt een eigen administratief pakket, en wij wringen ons in bochten om met al die producten te kunnen omgaan. Dat is best mogelijk, maar het kost veel tijd, geld en onderhoud om het goed te doen.Als we het merendeel van onze klanten op hetzelfde platform kunnen laten werken, scheelt dat ons een enorme kluif werk en beheerskosten.” Hertogh kreeg van zijn directie opdracht een pakket te selecteren dat DRV met een gerust hart aan haar cliënten kan aanbevelen. Exact Online behoort tot de laatst overgebleven producten.

Webbased én snel

Als belangrijkste voordelen noemt Hertogh de geringe beheerstijd van het product, de betrouwbaarheid van Exact Software en Exact Online en het feit dat het als een van de weinige producten echt webbased is. “Bij de concurrentie zijn producten doorgaans web-enabled. Dat betekent, dat je nog altijd een stukje software op elke individuele pc moet installeren, in plaats van dat je werkelijk webbased bent – en dus direct aan het werk kunt, zonder installatie. Voor een groot kantoor als het onze is dit een belangrijk verschil. Nu gaat er altijd eerst een accountmanager bij een nieuwe klant langs voor de kennismaking en de inventaris. Vervolgens gaat er een technische medewerker langs om de software te installeren en correct in te stellen. Pas daarna kan de cliënt aan het werk. Met Exact Online hoeft er niets te worden geïnstalleerd en heeft de cliënt direct toegang tot zijn administratie. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat dit product beter dan de rest scoort op het terrein van de snelheid en geboden functinaliteit. Dat is vooral voor de collega’s bij ons op de administratie erg belangrijk. Zij zitten de hele dag – soms letterlijk uit de schoenendoos – boekingen in te voeren. Matige snelheid is dan uit den boze, een traag product krijg ik intern gewoon niet verkocht!”

Wat is de klantbehoefte

Nadat hij producten op hun eigen merites had beoordeeld, richtte Hertogh zich op de behoefte van zijn DRV’s cliënten. Waarbij zijn zij het meest gebaat, zowel op korte als op lange termijn? Hij vertelt: “Ja, en dan gaan er heel andere kwesties spelen. Ik heb geen behoefte aan een leverancier die net komt kijken, te weinig ervaring heeft en misschien volgende jaar wel is opgedoekt. Ik wil erop vertrouwen dat we een langdurige relatie kunnen aangaan, en dat we ook over vijf jaar goed worden ondersteund. Zeker, omdat je de hosting van de administraties uitbesteed – op dat vlak kan ik me absoluut geen concessies veroorloven. Exact Software heeft laatst haar 20-jarig jubileum gevierd en is een bekende naam in de markt voor administratieve software. Ik vertrouw erop dat zij dit verhaal professioneel en veilig op de rails kunnen zetten.”

Diverse mogelijkheden

Bij de klantbehoefte hoort in Hertoghs visie ook de manier waarop klanten met DRV willen samenwerken, en dus hoe ze met Exact Online willen werken. “Exact Online is pure dienstverlening, die zowel de klant als DRV winst moet opleveren. Het product is flexibel in te zetten. Klanten kunnen alleen meekijken, of ook zelf boeken – en daarin zijn dan nog gradaties aan te brengen. Die flexibiliteit vind ik belangrijk, want die benadert de dagelijkse praktijk heel dicht. Een klant voert zelf de administratie, maar vraagt ons om bij te springen in drukke perioden. Met Exact Online is die manier van samenwerken geen punt. Omschakelen is makkelijker, sneller en betrouwbaar. Dat niveau van dienstverlening zoeken wij.”