Waar moet je op letten bij de selectie van een online boekhoudpakket?

Bij de keuze van een boekhoudpakket is het goed om een aantal zaken te vergelijken alvorens een keuze te maken:

• 1 Kan ik zelf een back-up maken van mijn administratie?
• 2 Is de Helpdesk ook inbegrepen in de prijs van het boekhoudpakket?
• 3 Krijg ik automatisch updates van het boekhoudpakket?
• 4 Waar worden de administraties opgeslagen bij de leverancier?
• 5 Is het boekhoudpakket ook te koppelen aan andere applicaties bijv. webshop, banken?
• 6 Is mijn accountant bekend met de software voor eventuele ondersteuning?
• 7 Betaal ik een vast bedrag per maand of moet ik ook betalen voor gebruikers en verbruik?
• 8 Kan ik ook online BTW aangifte doen vanuit het boekhoudpakket?

De checklist ingevuld voor Exact Online:

• 1 U kunt zelf back-ups maken, en wij maken een centrale calamiteiten backup
• 2 De helpdesk is inbegrepen bij elk Exact Online abonnement
• 3 Exact Online wordt centraal voorzien van updates, volledig automatisch
• 4 Uw administratie wordt opgeslagen in beveiligde bunkers van Rackspace
• 5 Er is een Add-on catalogus waarin alle bekende koppelingen met Exact Online staan
• 6 Er werken duizenden accountants met Exact Online, en wij bieden een gratis abonnement aan.
• 7 U betaald een vast bedrag voor het abonnement inclusief updates, hosting en support
• 8 Ja, u kunt digitaal de BTW aangifte doen

Moet ik afgaan op het advies van mijn accountant voor een boekhoudpakket?

Veel ondernemers gaan af op het advies van hun accountant voor de keuze van een boekhoudpakket. Dit advies is vaak gebaseerd op het pakket dat de accountant zelf gebruikt voor andere klanten. Makkelijk voor de accountant, maar soms niet voor de ondernemer. Een boekhoudpakket is alleen het financiële deel van de bedrijfsadministratie, als er ook andere bedrijfsprocessen moeten worden geadministreerd (orders, voorraad) kan het soms beter zijn om een eigen keuze te maken. Neem daarom altijd een proefabonnement of bekijk een vergelijking van de functies per pakket.

Meer over samenwerken met uw accountant

Wat zijn de voordelen van een online boekhoudpakket?

Steeds meer ondernemers kiezen voor een online boekhoudpakket, dan voor een lokaal geïnstalleerd pakket. De redenen waarom zijn duidelijk;

• Geen investeringen in dure hardware zoals een server
• Geen kennis nodig van beveiliging van software
• Geen beheerskosten voor onderhoud aan servers en software
• Automatische updates van de software
• Centrale calamiteiten back-ups van administraties
• Geen risico op verlies van de administratie door diefstal of brand

Meer voordelen boekhoudpakket Exact Online

Is een online boekhoudpakket veilig?

Financiële cijfers die ‘ergens op het web’ staan, dat wil nog wel eens een onveilig gevoel geven. Een online boekhoudpakket geeft echter meer veiligheid dan te realiseren is voor een individueel bedrijf. Exact maakt gebruik van Rackspace voor de hosting van software en administraties. Alle datacenters van Rackspace zijn gebouwd volgens veeleisende, strikte normen voor controle op de veiligheid, de omgeving, de stroom en de verbinding. Rackspace hanteert meerdere beveiligingslagen in zijn datacenters voor optimale veiligheid en werkt voortdurend zijn webveiligheidssystemen bij om maximale bescherming te bieden. Daarnaast beschikt Exact Online ook voor Rackspace over het Comsec e-Sure certificaat. e-Sure is een certificaat dat aangeeft dat Exact Online gedurende de gecertificeerde periode voldoet aan strenge internationale veiligheidsnormen en eisen.

Meer over veiligheid
Lees de ervaring van een klant

Kan ik een administratie van het ene naar het andere boekhoudpakket meenemen?

Boekhoudpakketten zijn veelal voorzien van import mogelijkheden voor het overzetten van data. Ook bij online boekhoudpakketten zoals Exact Online is dit het geval. U kunt kiezen voor volledige administraties, maar ook vaak voor het importeren van data zoals relaties, artikelen en grootboekrekeningen. Bij Exact Online is het ook mogelijk dat uw accountant een standaard rekeningschema in het boekhoudpakket voorbereidt, zodat u snel aan de slag bent. Voor specifieke vragen over het overzetten van administraties kunt u het beste contact opnemen met de helpdesk van het software pakket.

Meer informatie overstappen naar ander boekhoudpakket

Hoe zit het met het software updates bij een online boekhoudpakket?

Een van de voordelen van een online boekhoudpakket is dat de software updates automatisch kunnen plaatsvinden. Bij Exact Online wordt er periodiek een centrale update gedaan van de software. U hoeft hier als gebruiker niks aan te doen. Bij een volgende keer dat u inlogt in de software beschikt u over de nieuwe versie van het boekhoudpakket. Een van de voordelen is dat iedereen, dus ook uw accountant of collega’s op een andere vestiging over dezelfde software beschikken. Dit kan bij lokaal geinstalleerde softwarepaketten nog wel eens problemen geven bij uitwisseling van gegevens.