Eindejaarsafsluiting in Exact Online

In Exact Online is een 'traditionele' jaarafsluiting niet meer nodig. Zo is het niet meer nodig om een beginbalans te genereren in periode 0. Voor uw balansrekeningen is uw balans op 31 december van het oude jaar automatisch uw beginbalans voor het nieuwe jaar. Verder is het ook niet meer noodzakelijk om vooraf alle transacties van het vorige boekjaar te boeken en te verwerken. U kunt namelijk het verwerken van het resultaat via [Financieel, Menu, Overige, Verwerken Resultaat] zo vaak opstarten als u wilt. Iedere keer wordt het resultaat van alle verwerkte boekingen verwerkt, die nog niet waren meegenomen in een vorige verwerking van het resultaat.

Het enige dat moet gebeuren voordat u in een nieuw boekjaar kunt boeken, is het aanmaken van dat nieuwe boekjaar. Verder heeft u wel de mogelijkheid om het financiële resultaat te verwerken en kunt u bij wijze van afsluiting de dagboeken voor alle periodes sluiten. Dit document bespreekt puntsgewijs de zaken die bij een jaarafsluiting ter sprake kunnen komen.

Toelichting

• Nieuw boekjaar aanmaken

  U kunt een nieuw boekjaar aanmaken in het menupad [Financieel, Stamgegevens, Periode-datumtabel]. Als het nieuwe boekjaar nog niet bestaat, kiest u hier voor Nieuw. In het volgende scherm zal automatisch het eerstvolgende boekjaar worden getoond. Met de knop "Genereren" maakt u gemakkelijk en snel een nieuw boekjaar aan.

• Correctie boekingen

  Met behulp van correctieboekingen zorgt u ervoor dat u de periode kloppend afsluit en het nieuwe jaar met een correcte beginbalans inluidt. In de praktijk worden dergelijke correctieboekingen ook wel 'voorafgaande journaalposten' genoemd. In Exact Online boekt u de correctieboekingen vanuit het boekingsoverzicht door het memoriaalboek te selecteren onder Correctieboeking. Vaak zijn correctieboekingen in Exact Online niet nodig, aangezien u de meeste boekingen in Exact Online kunt heropenen om eventuele wijzigingen door te voeren.

• Verwerken resultaat

  De beginbalans van het nieuwe jaar staat altijd voor alle W&V rekeningen op nul. Voor de balansrekeningen wordt het eindsaldo van het vorige boekjaar overgenomen in de beginbalans van het nieuwe jaar. Dit betekent dat het saldo van alle balansrekeningen niet op nul loopt. Balans en W&V rekeningen zijn dus niet in evenwicht. Dit is met het verwerken van het resultaat van het voorgaande boekjaar opgelost.

  Het verwerken van het resultaat kan zo vaak als u wilt. Merk op dat alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Als er na het verwerken van het resultaat nog boekingen op W&V rekeningen in het oude boekjaar worden verwerkt, zal het resultaat dus opnieuw verwerkt moeten worden. De functie Verwerken resultaat vindt u in het menu [Financieel, Menu, Overige, Verwerken resultaat]

  De transactie die wordt aangemaakt bij het verwerken van het resultaat, is niet op de Winst&Verliesrekening te zien van het boekjaar waarvan het resultaat is verwerkt. Het totaalresultaat is nog steeds te zien op de Winst&Verliesrekening. Nadat de boekingen zijn verwerkt kan men op de openingsbalans van volgend jaar een resultaat van nul terugzien.

• Afsluiten periodes per dagboek

  Om de kans op fouten te voorkomen, kunt u de periodes in het oude boekjaar afsluiten. U kunt periodes afsluiten via menu [Financieel, Menu, Stamgegevens, Periode-datumtabel]. Klik op het boekjaar waarvan u periodes wilt afsluiten en selecteer de periodes welke u wilt afsluiten door het vakje voor de periode aan te vinken. Kies vervolgens voor de knop 'Sluiten (Periode)'. In de kolom 'Status: Open' ziet u hoeveel periodes openstaan of gesloten zijn. met behulp van de knop 'Heropenen (Periode)' kunt u een of meerdere (geselecteerde) periodes heropenen als u toch nog een boeking wilt maken.

• Wijzigen boekstuknummers

  Het is raadzaam om unieke boekstuknummers per boekjaar te gebruiken, bijvoorbeeld door het jaartal op te nemen in het nummer. U kunt uw boekstuknummers wijzigen bij het onderhoud van de dagboeken via menu [Financieel, Menu, Stamgegevens, Dagboeken].

  Klik op de code of omschrijving van het betreffende dagboek om het onderhoud van het dagboek te openen. In de sectie met de kolommen 'Boekjaar' en 'Boekstuknummer' kunt u het boekstuknummer aanpassen. Klik op de regel van het nieuwe boekjaar, vul het nieuwe boekstuknummer in en kies voor ‘Bewaren’.